Software-Vergleich · Cloud oder Server
Cloud oder eigener Server.Was für Ihr Büro passt.
Cloud oder eigener Server ist keine Frage von besser oder schlechter, sondern von Kontrolle, Kosten und Ihrer bestehenden IT. Ein eigener Server hält alle Daten im Haus und passt zu einer gewachsenen Umgebung aus Terminalserver, Lizenzserver und Fileserver, verlangt aber eigene Wartung, Backup und Sicherheit. Die Cloud verlagert Betrieb und Updates zum Anbieter, braucht dafür eine stabile Internetanbindung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Viele Büros fahren am Ende zweigleisig.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Vergleich
Eigener Server oder Cloud im Überblick.
| Kriterium | Eigener Server | Cloud oder Hosting |
|---|---|---|
| Datenhaltung | Alle Daten im Haus, volle Kontrolle | Daten beim Anbieter, geregelt über den AVV |
| Wartung und Updates | Eigene IT oder Dienstleister nötig | Anbieter pflegt Server und Updates |
| Kosten | Einmalige Anschaffung plus laufender Betrieb | Monatliche oder jährliche Miete |
| Zugriff von außen | Über VPN oder Terminalserver einzurichten | Zugriff über Browser oder App enthalten |
| Ausfallsicherheit | Backup und Notfallplan in eigener Hand | Redundanz beim Anbieter, abhängig vom Vertrag |
| Internet | Läuft auch bei schwacher Leitung im Haus | Braucht eine stabile und schnelle Anbindung |
| Rechtliches | DSGVO im eigenen Haus umsetzen | AVV nach Art. 28 DSGVO, Serverstandort prüfen |
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02 Bestand
Umstieg aus der gewachsenen Umgebung.
Die meisten Planungsbüros starten nicht auf der grünen Wiese. CAD läuft über einen Lizenzserver, Projektdaten liegen auf dem Fileserver, die E-Mail auf einem Exchange, die AVA auf dem Terminalserver. Ein kompletter Umzug in die Cloud auf einen Schlag ist selten sinnvoll. Prüfen Sie Programm für Programm, ob es überhaupt cloudfähig ist und wie groß die Datenmengen sind. CAD-Projekte mit Punktwolken und BIM-Modellen brauchen andere Leitungen als reine Bürodokumente.
Häufig entsteht ein hybrider Aufbau: E-Mail und Office in der Cloud, CAD und große Projektdaten weiter lokal auf schnellem Speicher. In der anonymen Auswertung von 13 Gesprächen verlieren 9 von 13 Büros Zeit mit dem Suchen von Dokumenten. Eine klare Ablagestruktur ist deshalb oft wichtiger als der Speicherort. Achten Sie zusätzlich auf die GoBD, wenn buchhaltungsrelevante Unterlagen digital abgelegt werden. Die GoBD wurden zuletzt mit BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 an die E-Rechnung angepasst. Buchungsbelege sind seit 2025 acht statt zehn Jahre aufzubewahren (Bürokratieentlastungsgesetz IV, § 147 AO), Jahresabschlüsse weiter zehn Jahre.
Denken Sie die IT-Sicherheit von Anfang an mit. Im kleinen Büro fehlt oft eine eigene IT-Abteilung. Regeln Sie Zugriffsrechte pro Person, halten Sie Systeme aktuell und testen Sie das Backup regelmäßig durch eine echte Rückspielung. Diese Punkte gelten für den eigenen Server genauso wie für die Cloud.
03 Entscheidung
So treffen Sie die Entscheidung.
Bestand aufnehmen
Listen Sie alle Programme, Datenmengen und Serverdienste auf, die heute lokal laufen.
Anforderungen klären
Wer muss von wo zugreifen? Homeoffice, Baustelle und mehrere Standorte sprechen für Cloud oder Terminalserver.
Cloudfähigkeit prüfen
Fragen Sie je Programm, ob ein Cloud- oder Hostingbetrieb angeboten wird und welche Version dafür nötig ist.
Kosten über fünf Jahre rechnen
Vergleichen Sie Anschaffung plus Betrieb des eigenen Servers mit der Miete der Cloud über denselben Zeitraum.
Recht und Sicherheit sichern
Schließen Sie einen AVV nach Art. 28 DSGVO, klären Sie den Serverstandort und regeln Sie Backup und Notfallplan.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Ist die Cloud sicherer als ein eigener Server?
Pauschal nicht. Seriöse Anbieter bieten Redundanz und regelmäßige Updates. Ein gepflegter eigener Server mit sauberem Backup kann ebenso sicher sein. Entscheidend sind Wartung, Rechtevergabe und ein getesteter Notfallplan, nicht der Standort allein.
Was kostet mich der Umstieg in die Cloud?
Statt einer einmaligen Anschaffung zahlen Sie meist eine monatliche oder jährliche Miete pro Nutzer. Rechnen Sie beide Wege über fünf Jahre, inklusive Wartung, Strom und Arbeitszeit für den eigenen Server. Öffentliche Preise nennen die Anbieter auf ihren Seiten.
Muss ich alles auf einmal umstellen?
Nein. Viele Büros beginnen mit E-Mail und Office in der Cloud und lassen CAD sowie große Projektdaten zunächst lokal. Ein hybrider Aufbau ist ein normaler Zwischenschritt und oft dauerhaft sinnvoll.
Quelle: BGB, EStG, UrhG, HGB, AO, BewG, PartGG in der geltenden Fassung; IDW S 1 (Grundsätze zur Durchführung von Unternehmensbewertungen). Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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