Arbeitsabläufe · Rechnungsstellung
HOAI-Rechnung schreiben.Prüffähig und fällig.
Eine HOAI-Rechnung wird erst fällig, wenn die Leistung vertragsgemäß erbracht und eine prüffähige Schlussrechnung überreicht ist. Prüffähig heißt: eine übersichtliche, für den Auftraggeber nachvollziehbare Aufstellung der erbrachten Leistungen (§ 15 HOAI in Verbindung mit § 650g Abs. 4 BGB). Während der Bearbeitung dürfen Sie Abschlagszahlungen nach § 632a BGB verlangen. Einwendungen gegen die Prüffähigkeit muss der Auftraggeber innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründen.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ablauf
So schreiben Sie eine prüffähige HOAI-Rechnung.
Vertragsgrundlage prüfen
Nehmen Sie den Vertrag zur Hand: vereinbarte Leistungsphasen, anrechenbare Kosten, Honorarzone, Prozentsätze und Nebenkosten. Ohne diese Basis lässt sich keine nachvollziehbare Rechnung erstellen. Rolle: projektverantwortlicher Planer.
Leistungsstand feststellen
Klären Sie, welche Leistungsphasen vollständig erbracht sind. Bei Teilleistungen halten Sie den erbrachten Anteil je Phase fest. Richtwert für den Zeitaufwand: je nach Projektgröße ein halber bis ein ganzer Tag, das ist keine gesetzliche Vorgabe.
Honorar berechnen
Anrechenbare Kosten und Honorarzone ergeben über die Honorartafel das Grundhonorar. Setzen Sie die Prozentsätze der erbrachten Leistungsphasen an. Umbau- oder Modernisierungszuschlag, Nebenkosten und Umsatzsteuer weisen Sie getrennt aus.
Abschlagszahlungen abziehen
Listen Sie jede bereits gestellte Abschlagszahlung einzeln auf und ziehen Sie sie von der Gesamtsumme ab. So bleibt für den Auftraggeber nachvollziehbar, wie sich der Restbetrag ergibt.
Pflichtangaben ergänzen
Fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitraum und Steuersatz gehören auf jede Rechnung. Diese Angaben ergeben sich aus § 14 UStG und sichern den Vorsteuerabzug des Kunden.
Prüffähigkeit sichern
Sorgen Sie für eine übersichtliche Aufstellung und fügen Sie prüfbare Anlagen bei, etwa die Kostenberechnung. Der Auftraggeber muss aus der Rechnung erkennen können, wie sich das Honorar zusammensetzt.
Versand und Fristen beachten
Übermitteln Sie die Rechnung. Ab Zugang läuft die 30-Tage-Frist, in der der Auftraggeber Einwendungen gegen die Prüffähigkeit begründen muss. Danach gilt die Rechnung grundsätzlich als prüffähig.
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02 Vergleich
Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung.
| Merkmal | Abschlagsrechnung | Schlussrechnung |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 632a BGB | § 15 HOAI, § 650g Abs. 4 BGB |
| Zeitpunkt | Während der Leistung | Nach vertragsgemäßer Erbringung |
| Voraussetzung | Erbrachte, nachgewiesene Leistung | Prüffähige Gesamtaufstellung |
| Wirkung | Vorläufig, wird später verrechnet | Endgültige Abrechnung, löst Fälligkeit aus |
03 Fehler
Typische Fehler bei der Honorarrechnung.
Der häufigste Fehler ist die unklare Aufstellung. Wenn der Auftraggeber nicht erkennen kann, welche Leistungsphase zu welchem Betrag führt, ist die Rechnung nicht prüffähig und wird nicht fällig. Ihr Geld liegt dann länger als nötig fest.
Zweiter Fehler: Abschläge werden nicht sauber verrechnet. Führen Sie jeden Abschlag einzeln auf. Dritter Fehler: Pflichtangaben nach § 14 UStG fehlen, etwa die fortlaufende Rechnungsnummer oder die Steuernummer. Das kann den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden und führt zu Nachfragen.
Vierter Punkt: Seit 2025 gelten im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen neue Regeln zur E-Rechnung. Klären Sie, in welchem Format Sie an gewerbliche und öffentliche Auftraggeber stellen müssen, bevor Sie die Schlussrechnung versenden.
04 Checkliste
Kurze Checkliste vor dem Versand.
- Vertrag, Honorarzone und anrechenbare Kosten liegen vor
- Erbrachte Leistungsphasen sind einzeln aufgeschlüsselt
- Nebenkosten und Umsatzsteuer getrennt ausgewiesen
- Alle Abschlagszahlungen sind einzeln abgezogen
- Pflichtangaben nach § 14 UStG sind vollständig
- Format für die E-Rechnung ist geklärt
05 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Wann wird eine HOAI-Rechnung fällig?
Nach § 15 HOAI in Verbindung mit § 650g Abs. 4 BGB, wenn die Leistung vertragsgemäß erbracht und eine prüffähige Schlussrechnung überreicht ist. Ohne Prüffähigkeit tritt keine Fälligkeit ein.
Was macht eine Rechnung prüffähig?
Eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen, die für den Auftraggeber nachvollziehbar ist. Einwendungen gegen die Prüffähigkeit muss der Auftraggeber innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründen.
Darf ich vor Projektende abrechnen?
Ja, über Abschlagszahlungen nach § 632a BGB für nachgewiesene, erbrachte Leistungen. Die Höhe muss dem Wert der erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen entsprechen und ist durch eine prüfbare Aufstellung nachzuweisen.
Quelle: BGB, EStG, UrhG, HGB, AO, BewG, PartGG in der geltenden Fassung; IDW S 1 (Grundsätze zur Durchführung von Unternehmensbewertungen). Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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