Software · E-Rechnung
E-Rechnung im Planungsbüro.XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Planungsbüro im Geschäft mit anderen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der Norm EN 16931, kein einfaches PDF. Die gängigen Formate sind XRechnung als reines XML und ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML. Für öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung bereits seit 2020 verpflichtend.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Grundlagen
Was als E-Rechnung wirklich zählt.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein einfaches PDF, das Sie per E-Mail versenden, zählt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Zum 1. Januar 2025 hat der Gesetzgeber die Pflicht zum Empfang eingeführt. Jedes Büro, das Leistungen an andere Unternehmen abrechnet, muss E-Rechnungen entgegennehmen und lesbar machen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen. Papier und PDF bleiben für Ausgangsrechnungen bis Ende 2026 zulässig, für Büros mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027.
Für öffentliche Auftraggeber gilt eine eigene, ältere Regel. Über die E-Rechnungsverordnung des Bundes ist die XRechnung dort bereits seit November 2020 verpflichtend. Wer für Kommunen, Länder oder Bundesbehörden plant, kennt diese Anforderung meist schon aus laufenden Vergaben.
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02 Formate
Die Formate im direkten Vergleich.
| Format | Aufbau | Für öffentliche Auftraggeber | Ohne Software lesbar | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei | Anerkannt, Standard | Nein, nur mit Viewer | Rechnungen an Bund, Länder, Kommunen |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF mit eingebettetem XML | Anerkannt im passenden Profil | Ja, das PDF ist sichtbar | Rechnungen an Firmen und Behörden |
| EDI-Formate | Strukturierter Datensatz | Im Einzelfall | Nein | Feste Austauschbeziehungen |
| PDF ohne XML | Bild- oder Text-PDF | Nein | Ja | Nur noch als sonstige Rechnung erlaubt |
03 Umstieg
Umstieg aus der gewachsenen Buchhaltung.
Empfang einrichten
Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse oder ein Portal für eingehende E-Rechnungen fest und stellen Sie sicher, dass jemand die XML-Dateien öffnen und prüfen kann.
Format wählen
Für Firmenkunden ist ZUGFeRD oft praktisch, weil das PDF sichtbar bleibt. Für öffentliche Auftraggeber brauchen Sie XRechnung mit korrekter Leitweg-ID.
Buchhaltung anbinden
Viele Büros arbeiten mit DATEV oder Lexware. Prüfen Sie, ob Ihre lokale Version E-Rechnungen erzeugt und einliest oder ob ein Update oder Modul nötig ist.
Cloud oder lokal prüfen
Läuft die Buchhaltung auf Ihrem eigenen Server, klären Sie, wie E-Rechnungen dort ankommen. Cloud-Portale nehmen den Versand ab, verlagern die Daten aber zum Anbieter.
Aufbewahrung sichern
E-Rechnungen sind im Originalformat revisionssicher aufzubewahren. Ein ausgedrucktes PDF genügt für die GoBD nicht.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Muss mein kleines Büro schon E-Rechnungen verschicken?
Empfangen müssen Sie seit 2025. Für den Versand gilt eine Übergangsfrist. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen Sie bis Ende 2027 weiter Papier oder PDF stellen, wenn der Empfänger zustimmt. Prüfen Sie die aktuelle Frist vor der Umstellung.
Ist ein PDF per E-Mail noch erlaubt?
Als Rechnung an ein Unternehmen zählt ein reines PDF seit 2025 nur noch als sonstige Rechnung und nicht als E-Rechnung. In der Übergangszeit ist der Versand mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Echte E-Rechnungen empfangen müssen Sie aber bereits jetzt.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine Adressierungskennung, mit der eine XRechnung dem richtigen öffentlichen Empfänger zugeordnet wird. Sie erhalten sie vom jeweiligen Auftraggeber und tragen sie in die Rechnung ein.
Quelle: BGB, EStG, UrhG, HGB, AO, BewG, PartGG in der geltenden Fassung; IDW S 1 (Grundsätze zur Durchführung von Unternehmensbewertungen). Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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